为使曲江校区行政管理工作制度化、规范化、科学化，提高行政办公水平与效率，参照西安交通大学《行政管理制度选编》及有关行政法规，结合曲江校区实际，制定本办法。
第一条基本要求
1工作人员应注意仪容仪表，衣着大方、整洁、得体；
2工作人员接待来访者，应使用普通话，礼貌热情，态度和蔼；
3办公场所禁止吸烟；
4注意保持工作区域的环境卫生、整洁；
5同事间相互尊重，互帮互助，保持和谐人际关系。
第二条工作纪律
1工作人员应自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到早退；
2工作人员不得无故旷工，做到事前必须请假，得到部门负责人批准后请假生效；
3工作时间不得无故离岗、串岗，保持办公环境的安静；
4工作时间不做与工作无关的事项。
第三条安全规范
1注意办公区域防火及用电安全，插线板不接插超负荷电器，最后离开办公室的人员，应随手关闭各类电器电源，以消除安全隐患；
2注意防盗，对来访人员，应问明来意，对可疑人员，应提高警惕，对带出办公室的物品，应主动盘问，做好登记，最后离开办公室的人员，应随手关好门窗；
3一旦发生盗窃或火灾等事件，应及时报警并保护好现场。
第四条公文处理
1公文处理应遵照《西安交通大学行政公文处理办法》（西交校办［2000］61号）及 《西安交通大学行政公文处理实施细则》（西交校办［2001］42号）文件中有关规定执行；
2收发文件应及时登记，分类保存保管；
3工作日早晚各一次登陆学校办公自动化系统，查阅待办事宜，浏览来文并转述给部门领导或相关人员；
4每周五下午查阅学校下周会议安排，如有涉及本单位的内容，及时打印会议单，并口头通知部门领导；
5每周安排2-3次去校本部信箱收取文件、信件及报刊。
第五条印章管理
1为使部门行政印章的使用和管理规范化、制度化，保持行政印章的权威性、严肃性，根据《西安交通大学行政印章管理办法》，结合部门实际，制定本办法。
2部门行政印章由办公室统一管理，其使用自觉接受校长办公室监管。
3部门行政印章由学校刻制下发，由部门指派部门行政管理秘书负责管理，人员报校长办公室留底备案。行政管理秘书须廉洁奉公、坚持原则，严格按用印程序及工作需要执行印章使用权。如遇外出，应将印章交部门行政主管或其它专人代管。
4部门行政印章对内可用于本单位各种公文函件的处理，对外经学校批准可用于本部门业务范围内的一般事务处理。
5使用部门行政印章应严格履行审批及登记手续。在校内处理相关公文函件需加盖印章的，需经部门领导批准并详做登记；以部门名义发往校外的文件，须经部门领导及学校领导批准，然后加盖印章进行办理；其它相关证件、函件、报告、证明、介绍信等需加盖部门行政印章的，须经部门领导签字同意并按照学校相关规定进行处理。
6空白公文纸、未填好的介绍信和证明及带有印章的复印件不准加盖印章。
7部门行政印章经长期磨损确需更换的，旧印章交回校长办公室销毁或封存，同时依照学校相关规定，办理新的行政印章；部门行政印章如有丢失，须向校长办公室说明，由其及时向印章刻制审批部门和公安机关报告，并声明作废，部门按照学校相关规定重新办理行政印章。
8对违反本办法，弄虚作假骗用印章的，影响部门乃至学校正常管理工作的，给部门及学校造成经济损失或名誉侵害的，应给予当事人警告直至开除公职的处分，并追究印章监用员的管理责任。
9部门行政印章存放和使用地点在管理办公室内，未经办公室行政主管批准，不得擅自在以外的地点存放或使用。印章不使用时，必须锁于保险柜内。
第六条例会制度
为确保学校工作及相关文件精神的传达、贯彻与落实，保障曲江校区各项工作的顺畅高效，积极促进校区各单位的工作沟通，加强并规范曲江校区工作程序，特制订本制度。
1工作例会
① 例会内容：传达学校有关会议精神及相关要求；关于曲江校区建设与管理工作的指示精神；通报校区各项工作进展；讨论议定部门内各项工作等事项；
② 参加人员：曲江校区管理办公室、曲江校区建设办公室全体工作人员；
③ 例会时间：按照需要召开会议，以具体通知为准，原则上两周召开一次；
④ 例会要求：与会同志要做到准时参会，严格遵守会议纪律，并做好记录；
2业务例会
① 例会内容：传达学校关于曲江校区建设与管理工作的指示精神；通报校区各项工作进展；下达工作计划，明确阶段性的工作要求及任务；开展工作交流，进行适当的工作培训等。
② 参加人员：曲江校区管理办公室、曲江校区建设办公室、物业公司、绿化公司相关负责人。如有必要，驻曲江校区各学院、单位负责人一并参加。
③ 例会时间与地点：时间为每周一（寒暑假除外）下午举行，如遇特殊情况需要召开会议，时间另行通知。地点在曲江校区管理办公室会议室。
④ 例会要求：业务例会着重解决曲江校区工作中的实际问题，请参会单位负责人要做到“会前积极准备、会中充分沟通，会后务求落实”，准时参加会议，严格遵守会议纪律。因故不能出席者,须提前向曲江校区管理办公室办理请假手续，有特殊情况者，会后补假。凡本人不能出席例会的单位负责人在办理请假手续经获准后须委托其他同志参会，代其听取会议精神。
⑤ 例会纪律：对于一次无故不参加会议的单位，曲江校区管理办公室将以“批评通知”的形式直接告知。对于三次（含三次）以上无故未参加会议的单位，其情况将在年终工作考核予以体现。
第七条来访参观接待
1根据学校对来访参观的要求和安排，曲江校区管理办公室制定相应的接待方案，并以书面形式告知校区物业公司、绿化公司及参观单位负责人，并做好相应的准备工作。
2曲江校区管理办公室负责制定参观方案、确定参观路线，并在参观前对各项准备工作进行实地检查，参观中做好校区情况介绍，并做好宣传报道工作；
3校区物业公司负责做好校区保洁、交通疏导、安全保障及其它服务（制作横幅、开放喷泉、马路洒水等）工作，确保校区整洁、有序；
4校区绿化公司负责在校区参观部位摆放绿植、鲜花，营造良好参观氛围；
5参观单位负责人做好参观点情况介绍等工作。
第八条校区网站管理
1曲江校区主页建设按照西交校办［2000］3号文件要求，曲江校区网站实行安全等级管理，曲江校区管理办公室负责网站的信息发布和信息更新，负责对上网信息进行审查把关；
2不得利用计算机和网站从事危害国家安全、泄露国家机密等犯罪活动；
3不得制作、传播有碍社会治安、违反公共道德和不健康的、反动和非法的信息；
4不得利用网络和网站从事危害国家利益、集体利益和公民合法权益的活动；
5不得危害计算机网络和信息系统安全；
6必须遵守知识产权的有关法律法规。
第九条财务报销
1各类财务报销事宜，由部门领导审批后，方可进行财务报销手续；
2购置办公用品，经办、验收人不能同为一人，据实填写报销凭单、固定资产登记单或入库单；
3因工作需要加班，经领导批准后办公室应据实登记，按学校相关规定计算加班费；
4办公室每月15号前向人事处、财务处报送办公室人员津贴清单及汇总表（一式两份，加盖公章）及电子文档；
5每月25号前后向外聘人员发放工资。
第十条值班规范
1按照学校要求，节、假日值班由部门统一安排；
2值班人员应按时上、下班，不得无故离岗；
3值班期间保持值班电话畅通；
4值班人员应做好值班记录，并做好交接工作；
5遇到重大问题，应立即报告部门领导和单位负责人，不得延误，并坚守值班岗位。
第十一条例行节约
1工作人员应树立勤俭节约，杜绝浪费的意识，尽量减少各类资源消耗；
2各类用电设备，如长时间不用，应及时关闭电源；
3办公纸张应节约使用，在允许的情况下，尽可能双面打印或使用；
4各类办公设备出现故障，首先进行维修，确实无法修复，向办公室申请报废，经行政主管请示批准后方可购置。
